Bắt đầu bằng mục đích

Thay vì yêu cầu người dùng phải điền hàng chục trường thông tin ngay từ đầu, Taovanban cho phép bắt đầu bằng việc mô tả nhu cầu. Ví dụ: “Tôi cần hợp đồng thiết kế nhà xưởng 5.000 m², thời gian thực hiện 30 ngày, thanh toán 50% khi ký và 50% khi bàn giao.” Cách bắt đầu này gần với cách con người mô tả một công việc thực tế hơn là phải biết chính xác tên từng trường dữ liệu ngay từ đầu.

AI phân tích yêu cầu trước khi viết

Trước khi tạo văn bản, AI cần xác định loại tài liệu, mục đích sử dụng và những thông tin quan trọng đã được cung cấp. Nếu yêu cầu còn mơ hồ, hệ thống nên ưu tiên hỏi lại những điểm có ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung thay vì cố tạo một bản hoàn chỉnh nhưng dựa trên giả định.

AI hỏi lại khi cần

Một văn bản thực tế thường không thể hoàn chỉnh chỉ từ vài câu. AI có thể cần làm rõ tên các bên, địa chỉ, phạm vi công việc, thời gian, giá trị, phương thức thanh toán, trách nhiệm, điều kiện nghiệm thu và các yêu cầu đặc biệt. Điểm quan trọng là AI không nên tự ý bịa ra thông tin mà người dùng chưa cung cấp.

Hỏi đủ nhưng không hỏi quá nhiều

Một trải nghiệm tốt không phải là bắt người dùng trả lời một bảng câu hỏi dài trước khi được xem bản nháp. Hệ thống nên ưu tiên những thông tin thật sự cần thiết, sau đó cho phép người dùng bổ sung hoặc chỉnh sửa trực tiếp trên văn bản.

Tạo bản dự thảo

Sau khi có đủ thông tin cần thiết, AI tạo bản dự thảo theo loại văn bản được lựa chọn. Người dùng có thể sửa nội dung, thêm điều khoản, thay đổi thông tin hoặc yêu cầu viết lại. Bản nháp nên được xem là điểm bắt đầu để người dùng kiểm tra, không phải là phiên bản mặc định được coi là hoàn chỉnh.

Yêu cầu thay đổi ngay trên bản đang soạn

Sau khi có bản nháp, người dùng có thể đưa ra yêu cầu cụ thể như “thêm điều khoản phạt chậm tiến độ”, “đổi thanh toán thành 3 đợt” hoặc “viết lại đoạn này ngắn gọn hơn”. Việc tiếp tục trên cùng bản nháp giúp giữ được ngữ cảnh và hạn chế phải mô tả lại toàn bộ yêu cầu.

AI chỉnh sửa và rà soát

Taovanban hướng tới một quy trình thống nhất: AI chỉnh sửa & rà soát. AI thực hiện yêu cầu của người dùng trước, sau đó kiểm tra lại văn bản vừa chỉnh sửa. Cách này giúp giảm việc người dùng phải quyết định giữa nhiều nút có chức năng gần giống nhau.

AI cần biết giới hạn của mình

Đối với nội dung pháp lý, tài chính hoặc thông tin có tính quyết định, hệ thống nên nêu rõ những điểm cần người dùng xác nhận. Một câu trả lời tự tin không đồng nghĩa với một thông tin chắc chắn đúng, vì vậy khả năng chỉ ra phần cần kiểm tra cũng quan trọng không kém khả năng viết.

Con người vẫn là người kiểm soát cuối cùng

AI có thể hỗ trợ rất nhiều nhưng không nên được xem là người tự động quyết định mọi nội dung. Đặc biệt với các văn bản có giá trị pháp lý, người sử dụng cần kiểm tra nội dung và quyết định phiên bản cuối cùng trước khi sử dụng. Taovanban vì vậy nên được nhìn như một trợ lý tăng tốc công việc, còn quyền quyết định cuối cùng vẫn thuộc về người dùng.