Văn bản cần được nhìn như một tài liệu thực tế

Mục tiêu của giao diện là giúp người dùng nhìn thấy văn bản theo dạng gần với tài liệu A4 thực tế. Người dùng có thể xem nhiều trang, chuyển trang, phóng to/thu nhỏ, chỉnh căn trái, căn giữa, căn phải, căn đều, chỉnh giãn dòng và chỉnh nội dung trực tiếp. Khoảng cách giữa các trang cũng cần đủ rõ để người dùng cảm nhận được ranh giới trang giống khi xem tài liệu nhiều trang.

A4 giúp phát hiện lỗi trước khi xuất file

Khi nội dung được nhìn trên một khổ trang cụ thể, người dùng dễ nhận ra những vấn đề khó thấy trong một ô soạn thảo kéo dài vô hạn: tiêu đề bị tách khỏi phần nội dung, một dòng đơn nằm ở đầu trang, đoạn văn quá sát chân trang hoặc khoảng trắng bất thường.

Không phải đoạn văn nào cũng nên căn đều

Nếu áp dụng căn đều cho tất cả nội dung, những dòng ngắn như “Kính gửi: Công ty ABC” có thể bị kéo giãn khoảng cách giữa các từ. Vì vậy hệ thống cần phân biệt đoạn văn dài với tiêu đề, dòng thông tin và trường biểu mẫu. Đây là lý do giao diện nên cho phép người dùng chủ động điều chỉnh căn lề thay vì áp dụng một quy tắc duy nhất cho mọi đoạn.

Khoảng cách, font và phân trang cũng là một phần của chất lượng

Một văn bản dễ đọc cần có hệ thống khoảng cách hợp lý giữa tiêu đề, đoạn văn và các phần nội dung. Font, cỡ chữ, giãn dòng và vị trí ngắt trang nên được xem như một phần của trải nghiệm đọc chứ không chỉ là yếu tố trang trí.

Xem trước trước khi tải về

Người dùng nên nhìn thấy gần như chính tài liệu mình sẽ sử dụng trước khi xuất file. Quy trình là: Soạn thảo → xem A4 → chỉnh sửa → kiểm tra → xuất Word/PDF. Càng ít khác biệt giữa bản xem trước và file cuối cùng, người dùng càng yên tâm khi đưa tài liệu vào sử dụng thực tế.

Định dạng không thay thế nội dung

Một văn bản chuyên nghiệp cần cả nội dung tốt và cách trình bày phù hợp. Định dạng tốt giúp người đọc tìm thông tin nhanh hơn và giảm những lỗi phát sinh khi đưa tài liệu sang bước in ấn hoặc sử dụng thực tế. Ngược lại, một giao diện đẹp nhưng nội dung thiếu hoặc sai vẫn không tạo ra một văn bản tốt.