Biên Bản Bàn Giao Hồ Sơ Học Sinh/Học Viên

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________________

BIÊN BẢN BÀN GIAO HỒ SƠ HỌC SINH/HỌC VIÊN

Mã mẫu: BBG362

Hôm nay, vào hồi ............ giờ ............ phút, ngày ............ tháng ............ năm ............, tại ............, chúng tôi gồm:

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; quy chế quản lý hồ sơ người học; quy định pháp luật về giáo dục, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân có liên quan.

I. THÔNG TIN BÀN GIAO

Đơn vị giao: ............; người giao/chức vụ: ............. Đơn vị nhận: ............; người nhận/chức vụ: .............

Lý do bàn giao: [chuyển trường/chuyển cấp/chuyển đơn vị quản lý/bàn giao công tác/lý do khác]; thời điểm bàn giao: .............

Phạm vi người học: [lớp/khóa/năm học/danh sách mã hồ sơ]. Danh sách chi tiết lập thành phụ lục bảo mật.

II. DANH MỤC HỒ SƠ

Hồ sơ học tập; học bạ/bảng điểm; kết quả rèn luyện; văn bằng/chứng chỉ hoặc bản sao hợp lệ; hồ sơ tuyển sinh; giấy tờ xác minh thông tin; hồ sơ hỗ trợ/khuyết tật/y tế (nếu có và được phép bàn giao); tài liệu khác: .............

Với mỗi hồ sơ, ghi mã hồ sơ, số lượng tờ/tệp, bản chính/bản sao, tình trạng, thời kỳ, mức độ đầy đủ và tình trạng niêm phong (nếu có).

Không ghi tràn lan thông tin định danh, sức khỏe hoặc dữ liệu nhạy cảm của người học vào phần nội dung chính; dùng phụ lục hạn chế truy cập và chỉ thu thập thông tin cần thiết.

III. KIỂM ĐẾM VÀ TÌNH TRẠNG HỒ SƠ

Tổng số hồ sơ/danh mục: ............; số đã kiểm đủ: ............; số thiếu/sai lệch/hư hỏng: .............

Hồ sơ bản giấy: tình trạng vật lý, số tờ, bìa, dấu, chữ ký, niêm phong; hồ sơ điện tử: định dạng, khả năng mở, tính toàn vẹn và nơi lưu trữ: .............

Danh sách hồ sơ thiếu, cần bổ sung, thời hạn và người chịu trách nhiệm: .............

IV. BẢO MẬT VÀ QUẢN LÝ SAU BÀN GIAO

Bên nhận quản lý hồ sơ đúng mục đích, đúng thẩm quyền; giới hạn người tiếp cận; bảo đảm an toàn khi vận chuyển, lưu trữ, sao chụp và cung cấp thông tin.

Việc xử lý dữ liệu cá nhân của học sinh/học viên, đặc biệt người chưa thành niên, phải tuân thủ quy định pháp luật hiện hành và quy chế của đơn vị; không dùng biên bản này làm căn cứ thay thế sự đồng ý hoặc căn cứ pháp lý khác nếu pháp luật yêu cầu.

Việc chỉnh sửa, tiêu hủy, cấp trích lục hoặc cung cấp cho bên thứ ba phải theo quy trình và thẩm quyền áp dụng.

V. KẾT LUẬN VÀ XÁC NHẬN

Bên giao xác nhận đã giao các hồ sơ được liệt kê; bên nhận xác nhận đã nhận theo số lượng/tình trạng đã kiểm đếm, ngoại trừ các sai lệch ghi rõ.

Các nội dung cần bổ sung, thời hạn hoàn thành, phương thức giao bổ sung: .............

Danh mục hồ sơ là phụ lục không công khai nếu có dữ liệu cá nhân; biên bản lập thành ............ bản và lưu tại các đơn vị theo quy định.

Các bên đã đọc lại biên bản, xác nhận nội dung ghi nhận là đúng với phạm vi đã kiểm tra/thống nhất, trừ các ý kiến bảo lưu được ghi rõ trong biên bản và phụ lục.

PHỤ LỤC – DANH MỤC KIỂM TRA VÀ TÀI LIỆU KÈM THEO

☐ Danh mục/tài liệu liên quan được đính kèm và đánh số.

☐ Đã đối chiếu thẩm quyền ký, giấy ủy quyền và thông tin các bên.

☐ Đã ghi rõ nội dung chưa hoàn tất, sai lệch, điều kiện và thời hạn xử lý.

☐ Đã loại bỏ mật khẩu, khóa bí mật và dữ liệu cá nhân không cần thiết khỏi phụ lục phổ biến.

☐ Các phụ lục được ký/xác nhận và lưu cùng biên bản.

Tài liệu/phụ lục cụ thể: [1. ___; 2. ___; 3. ___].