Biên Bản Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông

CÔNG TY ………...           CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

...................................                        Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: .../......./QĐ-.........                       -------------------------------------

............, ngày ............ tháng ............ năm ............

BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

CÔNG TY CỔ PHẦN ............

Về việc: ............

Hôm nay, vào lúc ............ giờ ............ phút, ngày ............ tháng ............ năm ............, tại ............, Công ty Cổ phần ............ tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông với các thông tin sau:

I. THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

Tên doanh nghiệp: ............

Mã số doanh nghiệp: ............

Địa chỉ trụ sở chính: ............

Điện thoại/email (nếu cần): ............

II. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM VÀ CĂN CỨ TRIỆU TẬP

Thời gian bắt đầu: ............; thời gian kết thúc: ............

Địa điểm họp/nơi chủ tọa tham dự: ............

Người triệu tập cuộc họp: ............; chức vụ: ............

Thông báo mời họp ngày ............; hình thức gửi thông báo: ............

Cuộc họp được tổ chức theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, Điều lệ Công ty và hồ sơ triệu tập họp có liên quan.

III. CHỦ TỌA, THƯ KÝ VÀ THÀNH PHẦN THAM DỰ

Chủ tọa cuộc họp: Ông/Bà ............; chức vụ: ............

Thư ký cuộc họp: Ông/Bà ............; chức vụ: ............

Tổng số cổ đông có quyền dự họp: ............ cổ đông; tổng số cổ phần có quyền biểu quyết: ............ cổ phần/phiếu.

Số cổ đông trực tiếp tham dự: ............; số cổ đông tham dự thông qua người đại diện theo ủy quyền: ............; số cổ đông vắng mặt: ............

Tổng số cổ đông tham dự/được đại diện: ............; tổng số cổ phần và phiếu biểu quyết tương ứng: ............, chiếm ............% tổng số phiếu biểu quyết có quyền dự họp.

Điều kiện tiến hành họp được kiểm tra theo Luật Doanh nghiệp hiện hành và Điều lệ Công ty. Kết luận: ............

Danh sách đăng ký cổ đông dự họp, người đại diện, số cổ phần và số phiếu biểu quyết tương ứng được lập thành Phụ lục 1 kèm theo biên bản.

IV. CHƯƠNG TRÌNH VÀ NỘI DUNG CUỘC HỌP

Chương trình cuộc họp: ............

Các vấn đề trình Đại hội đồng cổ đông xem xét, thảo luận và biểu quyết:

1. ............

2. ............

3. ............

Các vấn đề khác (nếu có): ............

V. DIỄN BIẾN CUỘC HỌP VÀ Ý KIẾN PHÁT BIỂU

Vấn đề 1: ............

Tóm tắt diễn biến, báo cáo/trình bày: ............

Ý kiến phát biểu của cổ đông/người đại diện: ............

Giải trình của chủ tọa/Hội đồng quản trị/người có liên quan: ............

Kết luận của chủ tọa trước khi biểu quyết: ............

Vấn đề 2 và các vấn đề tiếp theo: ghi tương tự; nếu cần, lập phụ lục ghi rõ từng vấn đề, ý kiến và kết luận.

VI. KẾT QUẢ BIỂU QUYẾT ĐỐI VỚI TỪNG VẤN ĐỀ

Với mỗi nội dung biểu quyết, ghi rõ phương thức biểu quyết (giơ thẻ/phiếu biểu quyết/bỏ phiếu kín/hình thức khác theo quy định): ............

Vấn đề biểu quyết số 1/nội dung: ............

Tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp: ............

Số phiếu hợp lệ: ............; số phiếu không hợp lệ: ............

Số phiếu tán thành: ............, tương ứng ............%; số phiếu không tán thành: ............, tương ứng ............%; số phiếu không có ý kiến: ............, tương ứng ............%.

Kết luận: [được thông qua/không được thông qua]; tỷ lệ thông qua được đối chiếu với Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.

Lặp lại đầy đủ các thông tin trên cho từng vấn đề biểu quyết; có thể lập Phụ lục 2 – Bảng tổng hợp kết quả biểu quyết.

VII. CÁC VẤN ĐỀ ĐƯỢC THÔNG QUA

1. Nội dung nghị quyết/quyết định: ............

Kết quả và tỷ lệ biểu quyết thông qua: ............

Thời điểm có hiệu lực (nếu được xác định): ............

Người/đơn vị được giao triển khai và thời hạn: ............

2. Nội dung nghị quyết/quyết định tiếp theo: ............

Các nội dung được thông qua phải thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông và được ghi nhận thống nhất với nghị quyết ban hành kèm theo (nếu có).

VIII. Ý KIẾN KHÁC, BẢO LƯU VÀ TÀI LIỆU KÈM THEO

Ý kiến bảo lưu/ý kiến khác của cổ đông hoặc người tham dự: ............

Tài liệu trình họp, báo cáo, phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết và tài liệu liên quan: ............

Danh sách phụ lục kèm theo: Phụ lục 1 – Danh sách cổ đông đăng ký dự họp; Phụ lục 2 – Kết quả biểu quyết; Phụ lục khác (nếu có): ............

IX. THÔNG QUA BIÊN BẢN VÀ KẾT THÚC CUỘC HỌP

Biên bản được đọc/thông qua trước khi kết thúc cuộc họp vào lúc ............ giờ ............ phút, ngày ............ tháng ............ năm ............

Biên bản được lập bằng tiếng Việt; trường hợp lập thêm bản tiếng nước ngoài, xử lý khác biệt ngôn ngữ theo quy định pháp luật.

Biên bản họp được gửi đến cổ đông và lưu giữ cùng phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết và tài liệu liên quan theo quy định pháp luật và Điều lệ Công ty.

Chủ tọa và thư ký chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản theo quy định pháp luật.

Các ý kiến bảo lưu khác (nếu có): ............

CHỦ TỌA CUỘC HỌP                                          THƯ KÝ CUỘC HỌP

(Ký, ghi rõ họ tên; đóng dấu nếu có)                         (Ký, ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC 1

DANH SÁCH CỔ ĐÔNG/NGƯỜI ĐẠI DIỆN THAM DỰ HỌP

Kèm theo Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông ngày ............ của Công ty Cổ phần ............

1. Họ tên/tên tổ chức: ............................................................    Mã cổ đông: ................................

Số cổ phần có quyền biểu quyết: ............................    Số phiếu biểu quyết: ............................

Hình thức tham dự/ủy quyền: ................................    Người đại diện (nếu có): ................................

Chữ ký/xác nhận: ....................................................................................................................

2. Họ tên/tên tổ chức: ............................................................    Mã cổ đông: ................................

Số cổ phần có quyền biểu quyết: ............................    Số phiếu biểu quyết: ............................

Hình thức tham dự/ủy quyền: ................................    Người đại diện (nếu có): ................................

Chữ ký/xác nhận: ....................................................................................................................

3. Họ tên/tên tổ chức: ............................................................    Mã cổ đông: ................................

Số cổ phần có quyền biểu quyết: ............................    Số phiếu biểu quyết: ............................

Hình thức tham dự/ủy quyền: ................................    Người đại diện (nếu có): ................................

Chữ ký/xác nhận: ....................................................................................................................

4. Họ tên/tên tổ chức: ............................................................    Mã cổ đông: ................................

Số cổ phần có quyền biểu quyết: ............................    Số phiếu biểu quyết: ............................

Hình thức tham dự/ủy quyền: ................................    Người đại diện (nếu có): ................................

Chữ ký/xác nhận: ....................................................................................................................

5. Họ tên/tên tổ chức: ............................................................    Mã cổ đông: ................................

Số cổ phần có quyền biểu quyết: ............................    Số phiếu biểu quyết: ............................

Hình thức tham dự/ủy quyền: ................................    Người đại diện (nếu có): ................................

Chữ ký/xác nhận: ....................................................................................................................

6. Họ tên/tên tổ chức: ............................................................    Mã cổ đông: ................................

Số cổ phần có quyền biểu quyết: ............................    Số phiếu biểu quyết: ............................

Hình thức tham dự/ủy quyền: ................................    Người đại diện (nếu có): ................................

Chữ ký/xác nhận: ....................................................................................................................

7. Họ tên/tên tổ chức: ............................................................    Mã cổ đông: ................................

Số cổ phần có quyền biểu quyết: ............................    Số phiếu biểu quyết: ............................

Hình thức tham dự/ủy quyền: ................................    Người đại diện (nếu có): ................................

Chữ ký/xác nhận: ....................................................................................................................

8. Họ tên/tên tổ chức: ............................................................    Mã cổ đông: ................................

Số cổ phần có quyền biểu quyết: ............................    Số phiếu biểu quyết: ............................

Hình thức tham dự/ủy quyền: ................................    Người đại diện (nếu có): ................................

Chữ ký/xác nhận: ....................................................................................................................

Tổng cộng: ............ cổ đông/người đại diện; ............ cổ phần có quyền biểu quyết; ............ phiếu biểu quyết.

PHỤ LỤC 2

BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ BIỂU QUYẾT

Kèm theo Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông ngày ............ của Công ty Cổ phần ............

1. Nội dung biểu quyết: ........................................................................................................

Phương thức biểu quyết: ........................................    Tổng số phiếu tham gia: ............................

Số phiếu hợp lệ: ............................    Số phiếu không hợp lệ: ............................

Tán thành: ............................ phiếu (...........%); Không tán thành: ............................ phiếu (...........%).

Không có ý kiến: ............................ phiếu (...........%); Kết luận: ................................................

Ghi chú/biên bản kiểm phiếu kèm theo (nếu có): .............................................................................

2. Nội dung biểu quyết: ........................................................................................................

Phương thức biểu quyết: ........................................    Tổng số phiếu tham gia: ............................

Số phiếu hợp lệ: ............................    Số phiếu không hợp lệ: ............................

Tán thành: ............................ phiếu (...........%); Không tán thành: ............................ phiếu (...........%).

Không có ý kiến: ............................ phiếu (...........%); Kết luận: ................................................

Ghi chú/biên bản kiểm phiếu kèm theo (nếu có): .............................................................................

3. Nội dung biểu quyết: ........................................................................................................

Phương thức biểu quyết: ........................................    Tổng số phiếu tham gia: ............................

Số phiếu hợp lệ: ............................    Số phiếu không hợp lệ: ............................

Tán thành: ............................ phiếu (...........%); Không tán thành: ............................ phiếu (...........%).

Không có ý kiến: ............................ phiếu (...........%); Kết luận: ................................................

Ghi chú/biên bản kiểm phiếu kèm theo (nếu có): .............................................................................

4. Nội dung biểu quyết: ........................................................................................................

Phương thức biểu quyết: ........................................    Tổng số phiếu tham gia: ............................

Số phiếu hợp lệ: ............................    Số phiếu không hợp lệ: ............................

Tán thành: ............................ phiếu (...........%); Không tán thành: ............................ phiếu (...........%).

Không có ý kiến: ............................ phiếu (...........%); Kết luận: ................................................

Ghi chú/biên bản kiểm phiếu kèm theo (nếu có): .............................................................................

5. Nội dung biểu quyết: ........................................................................................................

Phương thức biểu quyết: ........................................    Tổng số phiếu tham gia: ............................

Số phiếu hợp lệ: ............................    Số phiếu không hợp lệ: ............................

Tán thành: ............................ phiếu (...........%); Không tán thành: ............................ phiếu (...........%).

Không có ý kiến: ............................ phiếu (...........%); Kết luận: ................................................

Ghi chú/biên bản kiểm phiếu kèm theo (nếu có): .............................................................................

Ghi chú: Tỷ lệ và điều kiện thông qua phải xác định theo quy định pháp luật hiện hành, Điều lệ Công ty và tính chất từng vấn đề; không mặc định mọi vấn đề đều áp dụng cùng một tỷ lệ.